Mehr als Effizienz: Der KI-Imperativ für die Beschaffung

Die globale Elektronik-Lieferkette, die durch komplizierte Wertschöpfungsnetzwerke, rasante technologische Fortschritte und anhaltende und scheinbar endlose Schwankungen gekennzeichnet ist, befindet sich an einem kritischen Punkt. Der wirtschaftliche Druck nimmt zu, und die geopolitische Landschaft verändert sich, so dass sich die Rolle der Beschaffung rasch verändern muss. Die Beschaffungsexperten, die einst für Kosteneffizienz sorgten, werden zunehmend zu strategischen Impulsgebern für Widerstandsfähigkeit, Innovation und Wettbewerbsvorteile. Die zunehmende Verbreitung von künstlicher Intelligenz (KI) und generativer KI (Gen AI) wird die Auswirkungen der Beschaffung auf die Lieferkette grundlegend verändern und zu nie dagewesenen Veränderungen in den Bereichen Betrieb, Talent und Entscheidungsfindung führen.

Die wachsende KI-Kluft

Trotz des revolutionären Potenzials von KI hinken viele Beschaffungsorganisationen bei der KI-Bereitschaft und -Einführung noch hinter ihren Lieferanten hinterher, so eine Studie von Fairmarkit.¹ Satte 84% der Beschaffungsleiter glauben, dass bis Ende 2025 eine Rezession im Gange ist oder unmittelbar bevorsteht, was den Kostendruck verschärft und die wachsende Kluft bei den KI-Fähigkeiten offenlegt.

Während 94% der Beschaffungsleiter berichten, dass ihre Lieferanten bereits KI in Verhandlungen einsetzen, hat ein erheblicher Teil der Beschaffungsteams Bedenken, sich auf potenziell ungenaue oder unvollständige KI-generierte Daten zu verlassen (43%) und das Risiko einzugehen, sich auf ungünstige Geschäfte einzulassen (39%). Diese Diskrepanz unterstreicht die dringende Notwendigkeit für die Beschaffung, KI als zentrale strategische Initiative zu behandeln und nicht als eine Aktivität, die im Hintergrund abläuft.

Die transformativen Auswirkungen der KI auf die Dynamik der Lieferkette

Beschaffungsexperten erkennen diesen Bedarf. „The Art of Procurement“ stützt sich auf Daten aus der Wharton-Forschung zu KI, die zeigen, dass die wöchentliche Nutzung von Gen-KI für Einkauf und Beschaffung von 2023 bis 2024 um 44% gestiegen ist. Zu diesem Zeitpunkt nutzten 94% der Befragten Gen-KI mindestens einmal pro Woche (Abbildung 1).² Das war 2024; seitdem hat sich zweifellos viel verändert.

Abbildung 1: Die wöchentliche Nutzung von Gen AI für Einkauf und Beschaffung erreicht 94% im Jahr 2024. (Bildquelle: Art of Procurement)

In der Tat bieten KI-Beschaffungstechnologien einen vielschichtigen Ansatz, um die Komplexität des Marktes zu bewältigen. Für viele Beschaffungsexperten können KI-Tools dabei helfen, verschiedene alltägliche Geschäftsaufgaben zu optimieren, z. B. die Beantwortung von Angebotsanfragen, die Ausarbeitung von Verträgen und die Entwicklung von Dokumenten zum Projektumfang. Inzwischen wird die KI-Technologie zunehmend in Beschaffungstools integriert, um eine Reihe von Funktionen zu bieten, darunter Chatbots, die Fragen von Interessengruppen beantworten, sowie autonome Beschaffungs- und Verhandlungstools.

Eine Handvoll Möglichkeiten sticht als besonders wirkungsvoll hervor, wenn es darum geht, wie generative KI das Segment der Elektronikbeschaffung verbessern kann und wird:

• Verbesserte Nachfrageprognose und Bestandsoptimierung: KI hat die Nachfrageprognose revolutioniert, indem sie über die traditionelle Abhängigkeit von historischen Verkaufsdaten hinausgeht. Stattdessen kann KI riesige Datenmengen analysieren, darunter Markttrends, Social-Media-Buzz zu Produkten und Echtzeitinformationen, um Vorhersagen mit messbarer Genauigkeit zu treffen.³ Diese Fähigkeit ist für die Elektronik-Lieferkette von entscheidender Bedeutung, wo schnelle technologische Zyklen und eine schwankende Verbrauchernachfrage zu erheblichen Überbeständen oder Fehlbeständen führen können.
• Strategische Beschaffung und Lieferantenmanagement: KI-gestützte Tools haben das Potenzial, jede Phase des Beschaffungsprozesses zu verbessern. Sie können die Dokumentenerstellung automatisieren, die Nachfrage prognostizieren, Lieferanten bewerten, die Preisgestaltung optimieren, die Effizienz steigern und die Entscheidungsfindung optimieren. Natürlich können nicht alle Tätigkeiten vollständig automatisiert werden. Einige KI-Funktionen können genutzt werden, um die Verarbeitung und das Verständnis von Informationen zu beschleunigen. So könnte ein KI-Assistent beispielsweise ein strukturiertes Umfangsdokument auf der Grundlage einer Reihe von eher informellen Anforderungen entwickeln oder eingehende Ausschreibungsantworten analysieren, um eine erste Bewertung potenzieller neuer Partner vorzunehmen. Darüber hinaus unterstützt KI ein effektives Lieferantenmanagement, indem sie eine proaktive Überwachung der Lieferanten, eine Risikobewertung und die Identifizierung neuer potenzieller Lieferanten oder von Möglichkeiten zur Konsolidierung ermöglicht.
• Proaktive Risikominderung und Wiederstandsfähigkeit der Lieferkette: In einer Welt, die von ständigen Störungen und geopolitischen Verschiebungen geprägt ist, unterstützt KI eine stärkere Konzentration auf das Risikomanagement. KI-Algorithmen können die finanzielle Gesundheit von Lieferanten, geopolitische Entwicklungen und Marktsignale überwachen, um ein Unternehmen frühzeitig vor aufkommenden Risiken zu warnen. So können KI-Systeme beispielsweise Ausgabendaten automatisch mit Tarifcodes und Herkunftslandinformationen abgleichen und so innerhalb von Minuten einen unmittelbaren Einblick in das Risiko, die Modellierung von Kostenauswirkungen in verschiedenen Szenarien und die Festlegung von Prioritäten für Strategien zur Risikominderung geben.⁴ Diese Fähigkeit zur Durchführung einer ausgefeilten Szenarienplanung und "Was-wäre-wenn"-Analyse ermöglicht es Beschaffungsfachleuten, Schwachstellen in der Lieferkette zu erkennen und die Kontinuität der Versorgung proaktiv sicherzustellen.
• Effizienzsteigerung und Kostensenkung: Zu den unmittelbaren Vorteilen der KI-Einführung gehören erhebliche Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen. KI automatisiert Routineaufgaben wie die Bearbeitung von Bestellungen, die Bereinigung von Ausgabendaten und die Erstellung von Verträgen, sodass sich die Beschaffungsteams auf höherwertige, strategische Initiativen konzentrieren können. Frühe Anwender haben Produktivitätssteigerungen von bis zu 10% und in einigen Fällen von über 25% beobachtet. Entscheidend ist, dass KI die Gesamtbeschaffungskosten um 15 bis 45% senken und bis zu 30% der derzeitigen Arbeitstätigkeiten eliminieren kann, indem sie die menschlichen Analysefähigkeiten erweitert und menschliche Fehler reduziert.⁵ Infolgedessen erwarten 64% der Beschaffungsexperten, dass die KI die Arbeitsweise ihrer Teams in den nächsten fünf Jahren grundlegend verändern wird (Abbildung 2).

Abbildung 2: Fast zwei Drittel (64%) der Führungskräfte im Beschaffungswesen gehen davon aus, dass Gen AI die Arbeitsweise ihrer Teams in den nächsten fünf Jahren grundlegend verändern wird. (Bildquelle: The Hackett Group)

Die Kehrseite der KI

Viele Unternehmen und ihre Beschaffungsexperten sind bestrebt, KI einzusetzen, da sie die potenziellen Vorteile dieser Technologie erkannt haben. Um erfolgreich zu sein, müssen diese Führungskräfte jedoch lernen, anders über ihre Arbeit zu denken und sorgfältig zu prüfen, wo Gen AI menschliche Aufgaben unterstützen und ergänzen kann.

Mehrere Hindernisse behindern derzeit die breite Einführung von KI. Wie bei jeder technologischen Umstellung ist das System nur so gut wie die Daten, die es erhält. Derzeit speichern die meisten Unternehmen ihre Daten in verschiedenen Formaten, ohne umfassende historische Informationen und standardisierte Taxonomien. Die Verbesserung und Aufrechterhaltung der Datenqualität muss eine ständige Aufgabe sein, wenn KI wirklich hilfreich sein soll. Ein weiterer Schwerpunkt wird die Datenverwaltung sein. Es wird wichtig sein, proaktiv festzulegen, wo KI autonom arbeiten kann und wo menschliche Aufsicht erforderlich ist.

Außerdem müssen die Arbeitskräfte ihre Fähigkeiten anpassen, um die Vorteile der KI zu maximieren. Anstatt sich auf routinemäßige Transaktionsaufgaben zu konzentrieren, sollten die Mitarbeiter diese von KI automatisieren lassen, damit sie sich auf nicht standardmäßige Anfragen und Ausnahmen konzentrieren können. Zu den gefragten Fähigkeiten gehören laut Fairmarkit die Interpretation von Daten (82%), strategische Entscheidungsfindung (75%) und funktionsübergreifende Zusammenarbeit (69%). Um Schlüsselqualifikationen wie Datenkompetenz, Prompt-Engineering, Design Thinking und ethische Entscheidungsfindung zu erwerben und zu erhalten, müssen sich Beschaffungsorganisationen darauf konzentrieren, Mitarbeiter einzustellen und zu schulen, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Die derzeitigen Beschaffungsmitarbeiter haben wahrscheinlich Angst davor, als überflüssig abgestempelt zu werden, oder sie sträuben sich dagegen, Veränderungen anzunehmen.

Erstellen einer Aufgabenliste für die Beschaffung

Um das Potenzial von KI zu nutzen und die globale Elektronik-Lieferkette strategisch zu beeinflussen, sollten sich Beschaffungsexperten auf die folgenden strategischen Aktivitäten konzentrieren:⁶

• Bewertung des aktuellen Datenökosystems zur Ermittlung von Lücken in Stammdaten, Transaktionsdatensätzen und Lieferanteninformationen
• Identifizierung und Implementierung von Standardisierungsprotokollen sowie Festlegung klarer Governance-Rollen, um Datenqualität und -zugänglichkeit zu gewährleisten
• Einrichtung eines funktionsübergreifenden KI-Governance-Ausschusses zur Festlegung der Zuständigkeitsgrenzen, zur Eindämmung von Vorurteilen und zur Gewährleistung der Rechenschaftspflicht
• Priorisierung von Initiativen zur Umschulung von Arbeitskräften und Entwicklung von Schulungsprogrammen, die sich auf die Zusammenarbeit mit KI konzentrieren
• Identifizierung eines KI-Champions innerhalb des Beschaffungsteams, der das Unternehmen auf dem Weg von der neuen Technologie zur praktischen Anwendung unterstützt
• Identifizierung eines oder zweier Pilotprojekte mit geringem Risiko, um Vertrauen in die Technologie aufzubauen und einen messbaren Nutzen zu demonstrieren

Die Zukunft der Beschaffung ist untrennbar mit KI verbunden. Beschaffungsleiter, die sich diesem Wandel stellen, indem sie sich mit den technologischen, verfahrenstechnischen, menschlichen und Governance-Aspekten der KI-Einführung befassen, werden einen wesentlichen Beitrag zum Endergebnis leisten.

Referenzen

1: https://www.businesswire.com/news/home/20250603022081/en/Fairmarkit-Study-84-of-Procurement-Leaders-Say-a-Recession-is-Here-or-Imminent-by-End-of-2025-Accelerating-the-Need-for-AI

2: https://artofprocurement.com/blog/state-of-ai-in-procurement

3: https://www.youtube.com/watch?v=pSOvxaEk7ms&list=TLGGVz_vCh5H9-AxMjA2MjAyNQ

4: https://suplari.com/ai-in-procurement-action-plan/

5: https://www.thehackettgroup.com/insights/embracing-the-future-how-generative-ai-is-revolutionizing-procurement-in-2025/

6: https://www.youtube.com/watch?v=vsHonCOnos0