Strategische Beschaffung schlägt den reinen Preisfokus der alten Schule

Traditionell ging es bei der Beschaffung um den Einkauf von Waren zum niedrigstmöglichen Preis. Ein erfolgreicher Beschaffungsprofi würde sich damit brüsten, dass er ein bestimmtes Teil oder eine bestimmte Kategorie von Teilen jedes Jahr um ein paar Cent billiger bekommt.

Langfristig ist es jedoch nicht tragbar, die Preise weiter zu senken, und es ist kein gutes Geschäft. Stattdessen haben die Beschaffungsfachleute in der Branche begonnen, ihre Rolle als strategische Beschaffung zu sehen. Es ist eine ganzheitliche Betrachtungsweise, die mehr als nur den Preis umfasst. Letztlich ist das besser für Lieferanten, OEMs und die Unternehmenslandschaft.

Der strategische Prozess

Oberflächlich betrachtet, klingt das relativ einfach. Anstelle des Produktpreises müssen Beschaffungsprofis die Gesamtbetriebskosten (TCO) einer bestimmten Komponente betrachten und diesen Prozess dann für alle oder die meisten Artikel der Stückliste wiederholen.

Es ist wichtig, die umfassende Bedeutung von „Gesamtkosten“ zu verstehen. Es umfasst alle Kosten, die mit dem Erwerb, der Nutzung und der Entsorgung eines Produkts oder einer Dienstleistung während seines gesamten Lebenszyklus verbunden sind. Mögliche Erwägungen könnten Wartung, Logistik und andere indirekte Kosten sein. Das Chartered Institute of Procurement & Supply unterteilt diese Kosten in vier grobe Kategorien:¹

• Beschaffungskosten: Der Betrag, der an den Lieferanten für das Produkt, die Dienstleistung oder die Investitionsgüter gezahlt wird.
• Lieferkosten: Die Kosten für die Lieferung des Produkts, der Dienstleistung oder der Investitionsgüter an den Standort des Kunden.
• Nutzungskosten: Die Kosten für die Umwandlung der Transaktion in das fertige Produkt und während seiner gesamten Nutzungsdauer. Zum Beispiel Inventar, Umwandlung, Ausschuss, Garantie und Installation.
• End-of-Life-Kosten: Die Kosten, die anfallen, wenn ein Produkt oder eine Kapitalanlage das Ende ihrer Nutzungsdauer erreicht, wie z. B. Entsorgungs-, Aufräum- und Projektabschlusskosten.

Unter Berücksichtigung dieser Faktoren geht es darum, einen Weg zu finden, der den bestmöglichen Gesamtwert schafft, wobei der Preis nur ein Faktor auf der Liste der Überlegungen ist. Bei der Auswahl eines Anbieters achtet der Einkäufer darauf, welchen Mehrwert ein bestimmter Lieferant bieten kann, und nicht nur darauf, wie er einen niedrigeren Preis erzielen kann (in der Regel durch hohe Stückzahlen und Großeinkäufe). Anstatt den niedrigstmöglichen Preis zu erzielen und sich möglicherweise mit einem mittelmäßigen Produkt zufrieden zu geben, besteht das Ziel darin, das hochwertigste Produkt zu diesem niedrigen Preis zu erhalten.

Große Vorteile

Unternehmen, die in strategische Beschaffung investieren, heben ihre Beschaffungskompetenz auf eine andere Ebene, indem sie alle Kosten der Unternehmenstätigkeit bewerten und überlegen, wie Lieferanten einen Mehrwert schaffen können. Es handelt sich um eine globale Anstrengung, die eine gründliche Überprüfung aller Beteiligten und Vereinbarungen beinhaltet, die eine optimale positive Auswirkung auf die Geschäftstätigkeit des Unternehmens gewährleisten.

Ein Grund dafür, dass strategische Beschaffung möglich ist, ist die Entwicklung der Softwaretechnologie und ihre Fähigkeit, Daten aus dem gesamten Unternehmen zu sammeln und auszuwerten. Das Marktforschungsunternehmen AMR prognostiziert für den globalen strategischen Beschaffungsmarkt einen Wert von 677 Millionen USD im Jahr 2025 und eine durchschnittliche jährliche Wachstumsrate (CAGR) von 7,2% in den nächsten acht Jahren.²

Es ist wichtig zu verstehen, dass sich diese Kategorie von der Beschaffungssoftware unterscheidet, die sich auf die Operationalisierung von Beschaffungsaktivitäten konzentriert. Beschaffungsplattformen konzentrieren sich auf den strategischen Prozess der Identifizierung und Auswahl der besten Lieferanten durch Marktanalysen und Verhandlungen. Das Wachstum des Sektors, das von 2023 bis 2024 bei 9,2% liegt (Abbildung 1), ist auf die Notwendigkeit für Unternehmen zurückzuführen, ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren.

Abbildung 1: Das Wachstum von Beschaffungssoftware ist darauf zurückzuführen, dass sich Unternehmen auf den strategischen Prozess der Identifizierung und Auswahl der besten Lieferanten durch Marktanalysen und Verhandlungen konzentrieren müssen. (Bildquelle: AMR)

Strategische Beschaffung Schritt für Schritt

Je nach Größe des Unternehmens und seinen besonderen Bedürfnissen sehen die strategischen Beschaffungsinitiativen natürlich für jeden anders aus. Wenn sie jedoch effektiv durchgeführt wird, kann sie einer Organisation helfen, ihre Ziele zu verstehen, die aktuellen Möglichkeiten zu bewerten, den optimalen Weg zu wählen und laufend zu überwachen. Im Allgemeinen lässt sich der Prozess in die folgenden Schritte unterteilen (Abbildung 2):³

1. Analysieren der Prozesse, Produktkategorien und Ausgabenkategorien innerhalb der Organisation. Erfassen, welche Abteilungen beteiligt sind, wie viele Produkte eingekauft werden, wo sich die Produkte befinden und welche Verfahren verwendet werden.
2. Analysieren des Beschaffungsmarktes, um ein Lieferantenportfolio zu erstellen. Prüfen der Risiken und Chancen und Berücksichtigung eines möglichst breiten Spektrums möglicher Kosten, von den Rohstoffen bis zum Transport der Waren.
3. Bilden eines funktionsübergreifenden Teams, das über einen Beschaffungsansatz entscheidet, der mit den Unternehmenszielen in Einklang steht. Befinden Sie sich in einem wettbewerbsintensiven Markt? Verfügen Sie über alternative Bezugsquellen für Ihren derzeitigen Bedarf?
4. Recherchieren Sie potenzielle Lieferanten und bitten Sie sie, Ihnen ein Angebot zu unterbreiten, das auf Ihren Anforderungen in Bezug auf Kosten, Produkte, rechtliche Bedingungen, Lieferzeiten und andere Konditionen basiert.
5. Prüfen und vergleichen Sie die Beschaffungsoptionen und bitten Sie die Lieferanten bei Bedarf um Klarstellung. (Hinweis: Dies kann mehrere Verhandlungsrunden umfassen, um den besten Anbieter zu ermitteln).
6. Integrieren Sie den von Ihnen gewählten Anbieter in die bestehenden Prozesse und konzentrieren Sie sich dabei auf die Kommunikation. Überlegen Sie, wie Sie neue Lieferanten, Anbieter und Outsourcing-Partner am besten einbinden können.
7. Überwachen Sie laufend die Performance Ihrer Lieferanten, um sicherzustellen, dass Sie einen optimalen Wert erzielen. Optimieren Sie im Laufe der Zeit je nach Bedarf weiter.

Abbildung 2: Strategische Beschaffung ist ein detaillierter, schrittweiser Prozess, der einem Unternehmen hilft, seine Ziele zu verstehen, die aktuellen Möglichkeiten zu bewerten, den optimalen Weg zu wählen und fortlaufend zu überwachen. (Bildquelle: simfoni)

Strategische Beschaffung ist eine ausgefeiltere und effektivere Methode, um Beschaffungsentscheidungen zu treffen. Darüber hinaus verfügen wir jetzt über die Technologie, um strategische Beschaffungsentscheidungen zu entwickeln, umzusetzen und zu unterstützen. Strategische Beschaffungsstrategien, die einst ein neues Konzept waren, haben ihren Platz im allgemeinen Beschaffungswesen eingenommen.

Referenzen

1: https://www.cips.org/intelligence-hub/finance/total-cost-of-ownership

2: https://www.archivemarketresearch.com/reports/strategic-sourcing-software-50894

3: https://www.oxfordcollegeofprocurementandsupply.com/what-is-strategic-sourcing-and-why-is-it-important/